Lors de mes dernières expériences, il m’est arrivé d’observer différentes choses concernant l’amélioration continue des équipes.

Des équipes qui démarrent en scrum décident d’avoir une itération de 3 semaines en moyenne et attendent donc 3 semaines pour engager les premières actions d’amélioration.

Des équipes novices en agilité, mal à l’aise devant l’engagement nécessaire lors d’une rétrospective ou encore le temps hors production consacrée à cette instance.

Des équipes qui se lassent de la rétrospective car elles ont du mal à identifier des sujets, les marronniers finissent par remonter systématiquement pour générer des actions marginales ou de l’immobilisme.

Depuis peu, pour répondre en partie à ces problèmes, j’ai initié une nouvelle microréunion : la daily rétrospective, profiter du moment du daily meeting pour prendre un moment de recul et identifier des sujets d’amélioration.

Pourquoi le daily meeting ?

Le daily meeting a de nombreuses vertus qui en font un moment propice à l’introspection.

Le daily meeting sert deux objectifs :

• un objectif opérationnel : au moment du daily l’équipe analyse son avancement par rapport à l’objectif et ses difficultés opérationnelles…
• un objectif de cohésion : c’est potentiellement le seul moment de la journée où toute l’équipe se réunit, où l’on peut proposer de faire des passages de connaissance, créer un moment convivial et informel…

Le daily est une vitrine, un condensé de ce qui se passe dans l’équipe. Observez le daily meeting et vous aurez une bonne information sur ce qui se passe le reste du temps :

• Esprit de corps ou individualismes
• Difficultés de communication
• Rapports de force
• Esquive des problèmes ou concentration sur les problèmes
• Dysfonctionnements dans le processus
• …

C’est donc un excellent moment pour faire une pause, observer ce qu’il s’est passé sur les deux pans (opérationnel et humain) et permettre à l’équipe de prendre conscience de ses forces et ses difficultés.

Le daily est aussi une réunion propice car elle peut avoir du sens même  dans un contexte où on ne parle pas d’agilité. Il est alors possible d’entreprendre une démarche d’amélioration continue quel que soit le contexte.

Fonctionnement

Après le daily, je prends 5-10 minutes avec l’équipe pour faire exprimer des éléments observés lors du daily :

• On a du mal à voir de quoi les autres parlent
• On ne sait pas bien où on en est
• On a des choses à tester mais a préféré démarrer de nouveaux sujets
• …
• On a parlé plus de ce qu’on a fait et terminé de ce qu’on va faire
• Nous sommes une somme d’individus et pas une équipe
• Certaines personnes ne se sont pas exprimées
• …

On prend ensuite conscience de ce qui tourne bien dans l’équipe et qu’il faut valoriser, des dysfonctionnements qui peuvent profiter d’un correctif rapide ou qu’il faudra traiter à un moment donné.

Avantages

Lorsque l’équipe commence sa démarche de transformation, on peut très rapidement, dès les premiers jours même, rectifier certains dysfonctionnements.

Aussi, pour ces équipes novices, le format de la rétrospective (un temps long, posé, où les participants doivent exprimer ce qui va ou ne va pas) peut être intimidant.

Dans ce contexte, tirer parti du daily meeting permet :

• De s’appuyer sur la dynamique du daily (rapide, debout)
• De parler du daily et non d’exprimer son opinion (mécanique qui peut se rapprocher de celle de la totemisation qui consiste à parler d’une chose tiers plutôt que de soi)

Pour des équipes plus rodées, cette daily rétrospective peut aussi permettre de structurer la démarche d’amélioration continue.

Un sujet sur lequel je m’attarderai peut être d’ailleurs car moins simple qu’il n’y paraît :

Qu’est-ce qui fait que les rétrospectives se transforment souvent en réunions optionnelles, raccourcies, rébarbatives, tenues par le seul fil de l’animateur/trice…

Une équipe que j’avais accompagnée avait utilisé ce moment pour réfléchir aux difficultés et classer le risque ou le besoin :

• A corriger maintenant (pour le prochain daily)
• A corriger rapidement
• A corriger dans l’itération
• Sujet à traiter lors de la prochaine rétrospective
• et notamment aide à demander pour faire avancer le sujet

L’amélioration était donc réellement continue et au moment de la rétrospective, l’équipe ayant déjà travaillé sur des corrections rapides, elle pouvait se concentrer sur des sujets de fond qui nécessitaient du temps de réflexion.

Pour le coup, c’était aussi une équipe qui détestait les réunions. Passer deux heures “non productives” à réfléchir à quoi elle pourrait bien parler, avait tendance à leur hérisser le poil.

La démarche leur permettait d’avoir déjà les sujets en tête, de commencer la rétrospective en les priorisant (quitte à n’en traiter qu’une mais en profondeur) et d’avoir, selon leurs critères, une réunion efficace (et en réalité, elle l’était).

En conclusion

La daily rétro permet :

• De s’améliorer très rapidement dès les premiers jours
• D’initier la dynamique d’amélioration continue dans l’ADN du fonctionnement d’équipe
  Si on regarde ce qui fonctionne ou non au daily, pourquoi ne pas avoir ça en tête tout le temps ?
• De proposer aux équipes novices une introspection moins intimidante que la rétrospective (ce qui ne veut pas dire qu’il faut supprimer la rétrospective mais à ce moment elle est vue comme l’approfondissement d’un exercice déjà lancé)
• D’initier la rétrospective avec des sujets déjà en vue et donc préparés
• De faire des rétrospectives dans des contextes non agiles
• De mettre en œuvre une amélioration vraiment continue.

Comme expliqué plus haut, je pense que ce format est vraiment pertinent lorsqu’accolé au daily meeting mais on peut imaginer l’appliquer à d’autres moments.

Avez-vous déjà mis en place des minirétrospectives ailleurs ? Où imagineriez-vous mettre cet exercice en place et pour quoi ?