On a récemment fait appel à moi, sur Lyon, pour démarrer un « Accompagnement Agile » comme on dit.
La première demande sous-jacente était de faire un audit de l’entreprise pour savoir si leurs projets étaient « agilisables » ou non.

L’audit d’équipe est un sujet intéressant et je n’aurai pas la place de m’étendre dessus dans ce billet. Disons tout simplement que je ne crois pas aux interviews individuelles et que je ne suis pas à l’aise avec le fait d’arriver sur mon fier destrier et dire si une entreprise est « agilisable ».

J’ai donc filé un fier destrier à chaque participant et leur ai proposé de les guider un peu lors d’un atelier collaboratif ayant pour but de leur faire faire cette évaluation par eux et pour eux.

Ce billet décrit  le déroulement de cet atelier.

Objectif de l’atelier : Fournir une vision du niveau d’agilité de l’entreprise et trouver des actions si nécessaire

Durée : 4h (c’est court finalement)

Participants : Toutes les personnes engagées et impliquées dans la mise en place de l’agilité. J’ai eu la grande chance de pouvoir faire cet atelier avec le CODIR au complet, des équipiers et des représentants de pôles. 21 personnes en tout.

Phases :

1. Analyser la capacité de transparence du groupe
2. Aligner les participants sur l’agilité
3. Agilité Vs. Contexte
4. Amélioration du contexte

Pré-requis selon moi :

• avoir une représentation complète de la chaîne de valeur produit et ainsi éviter l’effet “c’est pas moi c’est les autres” ;
• avoir les acteurs leviers de l’environnement (le CODIR dans le cas présent) et supprimer l’effet “on peut rien y faire”. On ne peut pas faire ce type d’atelier avec uniquement une équipe de développement dont la capacité d’autonomie est limitée ;
• avoir un salle spacieuse et agréable avec des espaces muraux ;
• disposer de carburant (M&Ms, gummy bears, café, eau…)

 Capacité de transparence

La première chose à vérifier pour cet atelier était l’état d’esprit des personnes, leur confiance envers le groupe et envers elles-mêmes ainsi que leur capacité à avoir une parole libérée.

J’ai donc posé au groupe l’affirmation suivante : “Je suis suffisamment en confiance pour avoir une parole libérée”. J’ai distribué un petit papier blanc à chacun où je leur ai demandé d’inscrire anonymement “OUI” s’il se retrouvait dans l’affirmation ou “NON” le cas contraire. J’ai déposé une urne au milieu de la pièce pour récupérer les votes puis j’ai effectué le dépouillement en inscrivant sur un board les réponses anonymes.

L’idée n’était pas de savoir qui était en confiance et qui ne l’était pas mais plus de voir l’énergie de la salle.

Enfin, j’ai posé les trois principes qui régissent tous mes ateliers : “Ecoute”, “Respect” et “Bienveillance” et ai demandé au groupe s’ils avaient d’autres idées de principe pour faire augmenter le niveau de confiance.

J’ai au passage passé le message que l’agilité ne peut pas fonctionner correctement dans un environnement de méfiance et d’opacité.

Aligner les participants

Dans cette première phase, l’idée était de donner des clefs de lecture de l’agilité, redonner le sens de l’agilité telle que nous la pratiquons dans nos environnement SI, c’est-à-dire au travers du manifeste.

Ici, pas de Scrum, PO, sprint ou itération, User Stories et User Voice, pas de peer programming, pas de planning et stand up… uniquement 4 valeurs et 12 principes potentiellement illustrés.

Et surtout le message : “l’agilité n’est pas une solution, pas un objectif mais bien un moyen de faire”.

Agilité Vs. Contexte

Pour construire cette phase, je me suis inspiré de l’article de Mike Griffiths traduit ici par Basile René ainsi que du travail d’Henrik Kniberg sur le Team Health Check Model chez Spotify

J’ai imaginé, à partir du manifeste, des articles susmentionnés et de diverses expériences, 10 critères favorisants l’agilité projet.
Ces critères sont les miens et n’engagent que moi, il est probable que d’autres critères fondamentaux n’apparaissent pas par choix, par oubli ou autre.

• Culture de la négociation plus que de la contractualisation
• Droit à l’erreur
• Liberté d’auto-organisation de l’équipe
• Processus de prise de décision rapide
• Communication chaude
• Disponibilité du métier pour l’équipe
• Besoin émergent
• Priorité à la qualité plus qu’à l’exhaustivité
• Technologie maintenable et évolutive
• Capacité de delivery rapide

La mécanique fût la suivante : je pose, un à un, les critères à la vue de tous et chacun se positionne physiquement par couleur.

Vert : Notre contexte et nous même répondons à ce critère.

Orange : Notre contexte et nous-mêmes ne répondons pas à 100% à ce critère mais des actions sont possibles.

Rouge : Nous ne répondons pas du tout à ce critère et ne pouvons ou voulons pas y répondre.

L’idée était de former des groupes et partager des visions différentes de la situation tout en maintenant un bon niveau d’énergie et en évitant de s’éterniser (les même raisons qui poussent à faire des standup meetings).

Après chaque échange, je donnais la possibilité de changer de couleur puis je notais des niveaux en fonction du nombre de personne par couleur (2 rouges, 4 oranges, 1 vert).

Choses à améliorer : la prochaine fois que j’anime ce type d’atelier, je modifierai plusieurs choses :

• Modifier les couleurs « Vert » et « Rouge » par « Bleu » et « Rose » afin de supprimer la connotation « bien » – « pas bien ». L’idée n’est pas d’évaluer mais uniquement d’identifier
• Passer par une phase plus proche du Team Health Check d’Henrik à l’aide de cartes individuelles pour supprimer les effets d’influence et ajouter une carte « ? » pour ceux qui ne sauraient pas se positionner
• Revoir certains textes de critères sujets peu clairs comme « besoin émergent » ou « liberté d’auto-organisation de l’équipe » (de dev ? ou plus global ?)

Amélioration du contexte

Sur un modèle de World Café, l’idée était de travailler en petits groupe sur des actions SMART permettant aux projets et leur environnement de faire « +1 » sur un critère.

J’ai donc créé 7 tables de 3 avec, à chaque table, un critère (en priorisant par la couleur orange), chaque groupe a eu 8 mn pour trouver des actions puis, au bout des 8 mn, les participants changent de table sauf un qui joue le rôle de rapporteur.

Nous avons fait deux rotations ce qui a permis d’obtenir quelques actions intéressantes pour le groupe.

Choses à améliorer : s’assurer que tout le monde ai compris et intégré la notion de SMART afin d’avoir des actions réellement activables.

Conclusion

Pour finir l’atelier, j’ai demandé au groupe de se positionner par rapport au critère qui est, selon moi, le plus important de tous :

« Avez-vous envie de travailler de manière plus agile ?»

Selon moi, moyen + motivation = déplacer des montagnes pour parvenir à son objectif.