Cela fait maintenant un peu plus de 8 ans que j’ai découvert la facilitation et je n’ai jamais réellement animé un atelier participatif à distance.

Au mieux je régulais des réunions sur des formats “basiques” où l’utilisation d’outils étaient limités à de la visio et potentiellement un document partagé du genre qu’on retrouve sur la suite google ou microsoft.

Je me rends d’ailleurs compte que j’ai peut être systématiquement retardé le moment où je devrais me frotter aux outils en ligne.

Le contexte m’oblige désormais à m’y intéresser et je vous avoue que ce n’est pas simple… je vous propose donc d’écrire une suite de billets comme un journal de bord pour aider les facilitateurs et facilitatrices qui, comme moi, ont toujours favorisé le présentiel au distanciel.

Moment d’introspection

Je me souviens encore de ma découverte de la facilitation, c’était à une époque où Lan Levy était une collègue et nous formait tous aux techniques de participation. J’ai même retrouvé ma convocation (c’est dire si les choses étaient bien faites).

Depuis j’ai animé plusieurs dizaines d’ateliers, de brainstormings, de team buildings, de panels utilisateurs, de réflexion techniques, de gouvernance partagée dans des domaines différents comme l’assurance, le journalisme, l’habitat, l’informatique et sur des problématiques variées tel “Comment tirer parti du passage à la loie PACTE”, “Gérer les frais de déplacement différemment”, “Imaginer la cantine d’entreprise de demain”, “Construire un collectif de 80 personnes”, “Le manager au service de la satisfaction client” ou encore “Comment rendre festif la période de clôture des comptes”…

Dans toute cette variété, une constante : des ateliers principalement en présentiel.

De nombreux commanditaires m’ont demandé si les ateliers pouvaient se faire à distance et systématiquement je leur ai répondu qu’il était préférable de se voir. Et j’en suis convaincu !

La présence physique renforce les liens, crée de la convivialité, calme les tensions, facilite la prise de parole tout autant qu’elle permet sa régulation, la présence physique permet de manipuler de la matière, de s’y engager et donc de s’engager dans le moment. La présence physique c’est aussi des pauses collectives, des déjeuners ensemble, une bulle en dehors des problématiques opérationnelles, un rythme différent du quotidien habituel.

Et toutes ces raisons m’ont toujours poussé à éviter le distanciel.

Des expériences malgré tout

Il m’est tout de même arrivé d’animer des réunions et de faciliter des ateliers à distance. Cependant la plupart étaient configurés avec des groupes distants et non pas des individus distants

Pour les réunions classiques, mon rôle a principalement consisté à réguler les prises de paroles avec quelques règles :

• Que chaque personne en présence se présente (pas de participant fantôme) et redonne son nom à chaque prise de parole
• Chaque prise de parole doit être faite à haute voix pour prendre en compte les personnes à distance (pas de messe basse)
• On lève la main lorsque l’on veut prendre la parole localement pour éviter la cacophonie (et que je puisse à minima réguler la parole localement)
• Si un sujet est présenté sur un site, la session de Q/R démarre systématiquement par l’un des autres sites. Et ce afin d’éviter les débat locaux et revaloriser les personnes à distance (d’autant plus si, comme dans plusieurs contextes rencontrés, la distance exacerbe les conflits géographiques).
• Et enfin obligatoirement un support visuel commun 

Dans le cadre d’une facilitation d’atelier participatif, j’avais utilisé Trello pour faire de la génération de cartes et Google Spreadsheet pour reproduire la génération d’idées personnelles, éviter les effets d’influence et les effets de prise parole déséquilibrées (amplifiée par la discussion à distance).

Ce que j’ai toujours esquivé, ce sont les outils de collaboration à distance tel que Klaxoon, iObeya ou encore Miro et Mural que j’ai découvert il y a peu.

Ce qui m’a toujours fait fuir c’est le fait d’être contraint par l’outil. Ma pratique du design d’atelier a toujours été la suivante :

1. Poser l’objectif et le livrable final
2. Imaginer un processus étape par étape pour parvenir à l’objectif
3. A chaque étape, identifier le livrable pour passer à l’étape suivante
4. A chaque étape, analyser le niveau d’énergie probable et comment la maintenir haute. Identifier des ateliers possibles à partir de là.
5. A partir de l’atelier, identifier les moyens de mise en oeuvre

Et durant l’atelier, je garde toujours la possibilité de modifier mon plan, mes ateliers, les moyens à utiliser.

Pour assurer le meilleur atelier possible, j’ai toujours été vigilant à l’équilibre

Impact : S’assurer que le livrable permet de débloquer une réflexion, de prendre une décision, d’apporter de la matière utile

Efficacité : Sentiment d’avoir atteint l’objectif de manière performante, évidente, sans effort

Plaisir : Au delà de la gestion de l’énergie, j’ai à coeur que les participants, à chaque moment prennent plaisir à faire l’atelier. Que même dans les moments difficiles d’expression ouverte ils sentent que c’est utile et qu’ils se sentent engagés

Pour réussir à atteindre cet équilibre et notamment sur l’aspect efficacité et plaisir, et donc in fine l’impact, il est fondamental pour moi d’assurer deux choses :

• La clarté des instructions données
• La simplicité du matériel à utiliser

Avez vous déjà pris du plaisir ou vous êtes vous sentis efficace dans un environnement où le travail à effectué était flou et où les outils en présence ne vous semblaient pas ergonomiques ?

C’est pourquoi dans mon processus, le choix de l’outil arrive toujours en dernier.

Pour ne pas être contraint, j’ai donc toujours évité les outils précalibrés.

Un changement obligatoire

A situation exceptionnelle, évolution nécessaire. J’ai, aujourd’hui, différentes demandes pour animer de nouveaux ateliers ou maintenir des ateliers prévus en présentiel et vu le contexte, si je reste campé sur ma répulsion pour les outils en ligne, je sais que je ne serai pas capable de proposer la meilleure expérience possible à mes participants. 

Et dans un contexte de travail à distance et d’utilisation d’outils en ligne, il devient un élément central et influence énormément mon design :

• Que me permet l’outil ?
• Quelles contraintes m’impose-t-il ?
• Quelles possibilités d’adaptation et donc de liberté me permet-il ?

Je vous propose dans un prochain billet de vous partager mon étude des outils existant au travers d’un exemple concret de design d’atelier.

Je vous partagerai mon processus designé et redesigné au travers de l’outil, sa mise en oeuvre dans l’outil choisi, mes difficultés, mes bonnes surprises potentiellement.

Prochain épisode : ma découverte comparative de Klaxoon et Miro

Crédit cover : Photo by You X Ventures on Unsplash