Le cadrage est une étape indispensable au lancement d’une transformation agile. Elle permet à chaque membre de l’équipe de donner du sens à la transformation, de partager un objectif tout en prenant connaissance du futur format de l’accompagnement. C’est également l’occasion de créer la confiance avec l’équipe et de casser l’image de l’hurluberlu qui débarque pour changer les choses à sa manière. Lors de cette phase de cadrage, j’aime bien utiliser un VSM (Value Stream Mapping) pour amener l’équipe à constituer son propre kanban board de transformation. Il contient les premiers sujets sur lesquels l’équipe a envie de travailler, la matière pour amorcer pour l’amélioration continue.

Le VSM, c’est quoi ?

Le VSM est un outil très populaire dans le monde du Lean. De manière générale, il offre une vision claire du processus et regroupe les actions (à valeur ajoutée et à non valeur ajoutée) qui amènent un produit d’un état initial à un état final. Appliqué au développement informatique, il rassemble l’ensemble des activités qui interviennent entre la discussion d’une idée et sa concrétisation en fonctionnalité livrée en production (on pourrait même aller jusqu’à son utilisation).

L’exemple ci-dessus illustre un VSM avec les différentes activités de la chaîne de valeur. Les activités et les délais d’attente sont associés à des temps minimum et maximum.

Pourquoi utiliser le VSM pour cadrer un accompagnement agile ?

L’atelier sur le VSM peut être l’occasion de rencontrer l’équipe pour la première fois. C’est le bon moment pour créer la confiance et mettre en relief les sujets qui méritent d’être améliorés du point de vue de l’équipe. Le coach agile peut ensuite ouvrir une discussion sur les problématiques rencontrés et les expériences à mener.

Dans le contexte du cadrage, le VSM n’a pas besoin d’être exact. Au contraire, en augmenter la précision demanderait beaucoup de travail d’analyse, ce qui desservirait la qualité des premiers échanges entre l’équipe et le coach. Le VSM doit rester un outil de discussion.

Il peut porter l’information du LT (Lead Time), c’est à dire le temps de traversée du processus. Ainsi, le LT peut faire partie des indicateurs que l’équipe voudrait suivre durant sa transformation.

Quel format pour l’atelier VSM pour cadrer un accompagnement agile ?

Un atelier d’une heure et demi à deux heures sera suffisant pour réaliser la VSM et capturer les premiers sujets d’amélioration choisis par l’équipe. L’animateur demandera à l’équipe quelles sont les différentes activités qui interviennent entre la formulation d’une idée et la mise en production. Il s’aidera d’un tableau blanc pour construire le VSM en fonction des réponses de l’équipe. Il demandera ensuite les temps minimum / maximum de travail effectif et d’attente entre chaque activité. Si l’équipe fonctionne en Scrum / Scrumban, l’animateur fera apparaître les moments clés comme le sprint planning, le début d’itération, le “code freeze”, la fin d’itération, etc. basé sur les indications de l’équipe. L’animateur peut ensuite calculer le lead time min et max et associer un pourcentage au temps de travail effectif ainsi qu’aux délais d’attente.

Une fois le VSM tracé, l’équipe dispose d’une vision macro des activités et des temps d’attente qui composent la chaîne de valeur. Cette vue d’ensemble permet de faire le tri entre les activités à optimiser et les délais d’attente à réduire. L’animateur amène ensuite une discussion autour des choses qu’aimerait améliorer l’équipe. Outre les possibilités d’optimisation, les choix peuvent se porter sur le sens de certaines activités et conduire à en supprimer, à en ajouter ou à en redéfinir l’intention. L’animateur capture chaque idée d’amélioration et la range dans un kanban board d’amélioration continue (voir un Popcorn Flow).

Le VSM, l’outil ultime de cadrage ?

Le VSM est un excellent outil discussion pour le cadrage de coaching agile mais il n’amène pas naturellement aux thèmes de la valeur et de la satisfaction client. C’est la raison pour laquelle la présence du product owner est très importante lors de cette phase pour aborder ces sujets. C’est l’occasion pour chacun, qu’il soit développeur, manager, testeur, product owner, utilisateur, etc., de découvrir l’ensemble des activités et temps d’attente de la chaîne de valeur et d’en mesurer le potentiel d’amélioration. L’exploration des temps d’attente permet souvent de mettre en lumière les dépendances avec les autres équipes et la nécessité de penser en terme d’amélioration globale et non locale. Grâce à cette vision, l’équipe est à même d’identifier les sujets à traiter en priorité. Elle peut se constituer un kanban board d’amélioration continue avec des objectifs SMART, à revisiter chaque semaine par exemple.

Le VSM permet de mettre en évidence les activités à optimiser dans la chaîne de valeur mais cela ne sert pas à grand chose si l’équipe développe des fonctionnalités qui ont peu de valeur. Le cadrage doit aussi permettre à l’équipe d’en prendre conscience avec des questions sur les hypothèses qu’elle fait sur les fonctionnalités à réaliser (apprentissage, type de valeur) et la capture du feedback client.

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Merci à Moïra et l’équipe Goood pour les discussions très intéressantes sur le sujet.